Selbst- und Zeitmanagement durch Coaching & Training

Eine bessere Zeitgestaltung und Selbstorganisation erreichen

Überlastung führt nachweislich nicht zu besseren Ergebnissen. Im Gegenteil, auf die Dauer kann eine Überbelastung zu einem physischen und psychischen Leistungsabfall führen. Hetzt man von Meeting zu Meeting und verliert man den Überblick über die Aufgaben, ist es für Führungskräfte und Mitarbeiter wichtig an der eigenen Zeitgestaltung und Selbstorganisation zu arbeiten.

Selbst- und Zeitmanagement

Durch ein effizientes Selbst- und Zeitmanagement gelingt es, Aufgaben am Arbeitsplatz im vorgegebenen Zeitraum zielgerichtet zu erledigen. Ein Coaching oder Training kann gezielt das Selbst-und Zeitmanagement des Klienten verbessern. Dabei werden verschiedene Zeitmanagement-Methoden vermittelt, durch deren Einsatz es gelingt, die Aufgaben zu strukturieren und die Zeit am Arbeitsplatz effizient zu gestalten. Die Methoden können in Einzelcoachings, Gruppencoachings, Trainings und Seminaren den Mitarbeitern vermittelt werden. Das gilt auch für den privaten Kontext, wo ein effektives Selbst- und Zeitmanagement nachweislich Stress reduzieren kann.

Analyse des Zeitmanagements

Einen Blick auf die bisherige Zeitgestaltung richten

Bevor vier erprobte Modelle zum Selbst- und Zeitmanagement erklärt werden, kann der Klient – zum Beispiel in einem Coaching oder Training – zunächst seine bisherige Zeitstrukturierung analysieren. Dabei können Coach und Trainer gemeinsam mit dem Klienten beispielsweise folgenden Fragen nachgehen:

  • Steht zu wenig Zeit zur Verfügung und warum?
  • Was sind mögliche Zeitdiebe?
  • Wie werden Prioritäten gesetzt?
  • Wie werden die einzelnen Tage/Wochen geplant?
  • Wie werden Ziele formuliert/ festgelegt?

Durch die möglichen Antworten zeigt sich, dass bei der Strukturierung eines Zeitplanes viele Aspekte und Perspektiven mit ein bezogen werden müssen. Dadurch werden ein besseres Verständnis über Ineffizienzen im Zeitmanagement des Klienten gefördert und mögliche Lösungen angeboten. Zeigen sich Schwächen im Zeitplan, kann der Coach oder Trainer darauf eingehen und gemeinsam mit dem Klienten thematisieren. So kann dem Klienten deutlich gemacht werden auf welche Weise er Prioritäten setzen kann.

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Methoden für die zukünftige Zeitgestaltung

Es gibt verschiedene Tools und Arbeitsmethoden, die auf eine effektive Zeitgestaltung und somit eine einfache Selbstorganisation abzielen. Im Folgenden werden

  • die A-L-P-E-N Methode,
  • das Eisenhower-Prinzip,
  • die ABC-Analyse und
  • Kanban-Tafeln vorgestellt.

Daneben gibt es noch weitere Zeitmanagement-Methoden wie das Pareto-Prinzip, der Sägeblatteffekt, die Mind Map, die Parkinsonsche Gesetze oder die Pomodoro-Methode.

ALPEN Methode

einfach anwendbar – detaillierte Tagesstruktur möglich – aufwendig

Diese Zeitmanagement-Methode wurde von Lothar. J. Seiwert entwickelt, um den Tagesablauf strukturiert zu planen. Dabei werden die fünf folgenden Schritte ausgeführt:

  1. A-ufgaben und Termine notieren: Aufgaben und Termine, die an dem Tag zu erledigen sind, werden detailliert in einer To-Do-Liste festgehalten.
  1. L-änge der Aufgaben und Termine einschätzen: Die Länge der Aufgaben und der Termine wird realistisch eingeschätzt.
  1. P-ufferzeiten einplanen: Pufferzeiten werden beachtet: 60% der Zeit werden für arbeitsrelevante Aufgaben und 40% der Zeit als reiner Puffer eingeplant. Dabei wird die tägliche Leistungskurve bzw. Leistungsfähigkeit berücksichtigt.
  1. E-ntscheidungen treffen: Es werden ein bis zwei Prioritäten pro Tag gesetzt.
  1. N-achkontrolle des Zeitplans: Die aufgestellte Tagesstrukturierung wird hinsichtlich des Tagespensums und der Tagesbilanz geprüft.

Der zentrale Vorteil der A-L-P-E-N-Methode ist, dass der Klient in relativ kurzer Zeit einen strukturierten Tagesplan seiner Aufgaben mit Prioritäten erarbeiten kann. Allerdings ist der Aufwand nicht unerheblich, sowie die Flexibilität eingeschränkt: besonders schwierig ist die Berücksichtigung spontaner Aufgaben. Des Weiteren ist die Methode nicht für eine mehrtägige bzw. wöchentliche Planung geeignet.

Eisenhower-Prinzip

Entlastung der führenden Position – Einbindung weiterer Mitarbeiter- leicht anwendbar

 Das Eisenhower-Prinzip wurde von Dwight. D. Eisenhower entwickelt. Anhand der Methode können Aufgaben hinsichtlich der Dringlichkeit in „dringend vs. nicht dringend“ und der Wichtigkeit in „wichtig vs. nicht wichtig“ unterteilt werden. Je nach Wichtigkeit und Dringlichkeit entstehen verschiedene Szenarien (1-4):

Szenario 1: Eine wichtige und dringende Aufgabe ist zu erledigen.Die Aufgabe sollte möglichst zeitnah erledigt werden.

Szenario 2: Eine wichtige, aber nicht dringende Aufgabe ist zu erledigen. Die Aufgabe sollte zunächst terminiert und dann erledigt werden.

Szenario 3: Eine nicht wichtige, aber dringende Aufgabe ist zu erledigen. Die Aufgabe sollte – im Idealfall – vertrauenswürdigen Mitarbeitern delegiert werden.

Szenario 4: Eine nicht wichtige und nicht dringende Aufgabe ist zu erledigen.Da die Aufgabe nicht erledigt werden muss, kann sie abgehakt werden.

Die Eisenhower-Methode beinhaltet ein bewusstes Delegieren von nicht-wichtigen Aufgaben, was zu einer Entlastung und gleichzeitig einer verbesserten Einbindung weiterer Mitarbeiter führt. Ein weiterer Vorteil ist die Anwendbarkeit und die Flexibilität. Ein Nachteil der Methode ist, dass sie sich nur für Mitarbeiter mit Personalverantwortung, die Aufgaben delegieren dürfen, eignet. Allerdings kann die Methode auch ohne Delegation der Aufgaben funktionieren.

ABC-Analyse

einfach anwendbar – hohe Flexibilität – keine Zeit/ Dringlichkeits- Dimension

Die ABC-Analyse wurde von H.Ford Dickie entwickelt, um Aufgaben und Termine hinsichtlich ihrer Bedeutung für das Unternehmen zu strukturieren. Dabei gilt, dass die Tätigkeiten, die sehr wichtig sind, in die Gruppe A eingeteilt werden. Wichtige Aufgaben werden in die Untergruppe B und weniger wichtige Aufgaben werden in die Kategorie C eingegliedert.

A: sehr wichtige Aufgaben

B: wichtige Aufgaben

C: weniger wichtige Aufgaben

Nach der ABC-Analyse können weitere Schritte verfolgt werden. Beispielsweise werden den Aufgaben aus dem Bereich A und B eine intensivere Kundenbetreuung zugeordnet.

Die ABC-Analyse ist sehr einfach anzuwenden, spontane Aufgaben können einfach hinzugefügt werden. Die Methode berücksichtigt jedoch keine zeitliche Dimension bzw. die Dringlichkeit der Aufgaben. Engpässe können somit nur schwer identifiziert werden.

Kanban

einfach verständlich – bietet jederzeit guten Überblick – hoher Pflegeaufwand

Kanban-Tafeln wurden von Taiichi Ohno Mitte des 20. Jahrhunderts entwickelt und werden heute zumeist von Teams, verstärkt auch im IT-Bereich, genutzt. Die Kanban-Tafel ist horizontal nach dem Verlauf von (Teil)Projekten und Produktionsprozessen strukturiert. Zumeist hat die Kanban-Tafel drei Spalten, die von „In Vorbereitung“, über „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“ führen. Innerhalb der Spalten werden die Aufgaben und deren Status dargestellt. Die Aufgaben sind innerhalb eines zeitlichen Rahmens zu erledigen.

Der Vorteil von Kanban-Tafeln liegt in der einfachen Verständlichkeit für Teams. Innerhalb der Kanban-Tafeln können Verantwortlichkeiten vergeben werden, und das Team kennt jederzeit den Status der einzelnen Aufgaben und des Projektes. Als Nachteil ist zu nennen, dass die Kanban-Methodik einen hohen Pflegeaufwand aller Teammitglieder erfordert.

Fazit

Es gibt eine Vielzahl von Methoden und Tools im Selbst- und Zeitmanagement, die Einzelnen und Gruppen ein verbessertes Management mit Aufgaben und Fristen ermöglichen. Zentral bei der Strukturierung von Aufgaben ist die Berücksichtigung der Dimensionen Priorität/Wichtigkeit und Dringlichkeit. Außerdem bietet sich eine regelmäßige nachträgliche Überprüfung, ob die Aufgaben fristgereicht erledigt worden sind, an.

Im Coaching und Training hängt die Unterstützung des Klienten sowie die mögliche Auswahl der passenden Methoden oder Tools individuell von den Bedürfnissen des Klienten ab.

Die Methodik einer effizienten und effektiven Zeitgestaltung kann unter folgenden Aspekten zusammengefasst werden:

  • eigenen Arbeitsrhytmus/ eigene Zeitgestaltung einschätzen und erkennen
  • passende Zeitmanagment Methode/ Tool finden: eventuell Kombination der Methoden
  • individuellen Arbeitsrhytmus/Individuelles Arbeitsumfeld an ausgewählte Methoden und Tools anpassen: Ausgleich zwischen eigenem Rhythmus und Anforderungen
  • Finden einer strukturierteren Zeitgestaltung und somit einer zufrieden stellenden Selbstorganisation
  • regelmäßige Anpassung an aktuellen Arbeitsrhytmus/ aktuelles Arbeitsumfeld
  • regelmäßige Überprüfung des aufgestellten Zeitmanagments

Autorin: Vivian Faasch