Change Management Beratung

Wandel als Teil der Unternehmenskultur etablieren

Um auf das hohe Tempo der Digitalisierung und der Märkte zu reagieren, müssen Unternehmen ihre Agilität, Effizienz und Innovationskraft ständig verbessern. Strategien und Aktivitäten werden nicht mehr statisch auf lange Planungshorizonte ausgerichtet, sondern müssen sich flexibel an die neuen Bedingungen anpassen. Oftmals ist eine Kulturveränderung nötig.

Um auf die Veränderungsprozesse zu reagieren, ist ein strukturiertes und effektives Change Management bzw. Veränderungsmanagement von großer Bedeutung. Eine spezialisierte Change Management Beratung kann Unternehmen beim Veränderungsmanagement maßgeblich unterstützen.

Change Management Beratung

Unter Change Management ist der Einsatz gezielter Maßnahmen und Methoden zu verstehen, um eine gewünschte Veränderung der Organisation zu bewirken. Die Veränderung kann der Implementierung neuer Prozesse, Strukturen, Systeme und Strategien dienen. Anlässe sind:

  • Mergers & Acquisitions erfolgreich begleiten und durchführen
  • neue Märkte erschließen und neue Produkte einführen
  • Restrukturierung und Reorganisation implementieren, möglicherweise verbunden mit Kostensenkungsprogrammen und Personalabbau
  • Einführung neuer Systeme & Prozesse begleiten, wie Qualitätsmanagement oder IT Software
  • neue Strategien, Visionen & Kulturen etablieren

Im Folgenden werden die Herausforderungen, Methoden und Erfolgsfaktoren von Change Management und der Einsatz von Change Management Beratung dargestellt.

Veränderungsprozesse: Herausforderungen und Erfolgsfaktoren

Trotz einer Vielzahl erprobter Methoden, Best Practices und Beratungsangeboten scheitern viele Veränderungsprojekte in der Praxis. Die Gründe dafür sind vielfältig: der Wandel soll zu schnell vollzogen werden, die Mitarbeiter sind verunsichert, haben Angst und werden nicht in den Change Prozess involviert, oder die Veränderungsnotwendigkeit wird nicht ausreichend kommuniziert. In bestimmten Fällen wird Change Management sogar erst zu Krisenzeiten eingeführt, was starke Veränderungen für die Mitarbeiter und die Organisation zur Folge hat.

Erfolgreiches Change Management ist anspruchsvoll und komplex. Oftmals soll ein Kulturveränderung stattfinden. Change Management ist immer auf den Anlass, die Strukturen und die Bedürfnisse der Organisation zugeschnitten. Jedoch gibt es universelle Erfolgsfaktoren:

  • Mitarbeiter als aktive Gestalter des Change Vorhabens: Die betroffenen Mitarbeiter und Führungskräfte müssen früh und umfassend in die Planung und Durchführung eingebunden werden. Dazu zählt, dass sie über die Notwendigkeit, die Ziele und die Verantwortlichkeiten des Change Vorhabens aufgeklärt werden. Die Mitarbeiter sollten aktiv in das Change Projekt eingebunden werden. Seminare, Trainings & Coachings sind ein effektives Mittel. Mitarbeiter müssen zu Change Experten werden und die Entwicklung und Umsetzung der Maßnahmen treiben. Wichtig ist hierbei, dass die Mitarbeiter ihre eigenen Ideen umsetzen und Verantwortung übernehmen.
  • Engagement der Führungskräfte: Eine nachhaltige Change Strategie umfasst eine gründliche Weiterbildung der Führungskräfte, die relevante Tools, Techniken und Wissen erlernen. Führungskräfte haben die Aufgabe, ihre Teammitglieder zu unterstützen und deren Eigeninitiative zu stärken. Erfolge werden öffentlich gemacht und anerkannt.
  • Flexibles Projektmanagement: Der Change Prozess muss klar strukturiert und kommuniziert werden. Ziele, Maßnahmen und Verantwortlichkeiten werden den Mitarbeitern transparent gemacht und mit den etablierten Abläufen verknüpft. Dabei muss das Projektmanagement ausreichend Raum bieten, die neuen Ideen der Mitarbeiter einfließen zu lassen und auf Veränderungen im Change Prozess zu reagieren.
  • Nachhaltige Planung: Veränderungen benötigen Zeit. Selbst wenn die Mitarbeiter das Change Vorhaben unterstützen, kann eine gewünschte Änderung deutlich mehr Zeit erfordern als erwartet. Das sollte in der Planung Berücksichtigung finden.

Die passende Change Management Beratung mit bettercoach finden

Wir verbinden Sie sowohl mit Beratungen als auch einzelnen Experten u.a. zu den Themen Change, Organisationsentwicklung und digitale Transformation. Ihr Anliegen ist die Basis, unser ausgewähltes Netzwerk und Matching sorgen für eine präzise Vermittlung für Ihr Anliegen.

Vorgehensweise und Phasen der Veränderungsprozesse

Ähnlich wie in der Organisationsentwicklung gibt es es auch bei Change Projekten eine systematische und prozessorientierte Vorgehensweise.

  1. Diagnose: Bestandsaufnahme zur Analyse des Status Quo. Warum ist eine Veränderung nötig? Welche Probleme werden identifiziert? Welche Ressourcen haben die Mitarbeiter und Teams? Die betroffenen Mitarbeiter werden befragt und eingebunden, um ein umfassendes Verständnis zu entwickeln.
  2. Ziele: Herleitung und Definition von Zielen des Change Vorhabens. Welche Ziele sollen erreicht werden? Wichtig ist auch hier, die Ziele mit den Mitarbeitern abzustimmen und transparent zu machen.
  3. Planung und Umsetzung: Passende Maßnahmen werden innerhalb eines Aktionsplans strukturiert und umgesetzt, um die Ziele zu erreichen. Die Maßnahmen umfassen Lösungen für den Umgang mit Problemen und Hindernissen.
  4. Evaluation: Die Maßnahmen werden überprüft und gegebenenfalls angepasst. Werden die Ziele erreicht? Ist das Change Vorhaben erfolgreich in der Organisation verankert und wird von den Mitarbeitern unterstützt? Welche negativen und positiven Entwicklungen sind festzustellen?

Die Rolle von Change Management Beratung/Organisationsberatung

Unterstützung durch Change Agents, Berater, Coaches & TrainerInnen

Die Suche nach der passenden Change Management Beratung bzw. Organisationsberatung kann komplex sein. Die Beratungen haben unterschiedliche Schwerpunkte, die nicht zu jedem Change Vorhaben passen. Der Auftraggeber muss gründlich prüfen, ob die Berater gut zum Unternehmen passen und auf die Anforderungen spezialisiert sind.

Externe Berater, z.B. Change Agents, aber auch Coaches und Trainer unterstützen den Change Prozess. Change Agents sind Organisationsentwicklungsberater mit umfassender Erfahrung im Bereich psychologischer und organisatorischer Diagnostik. Sie helfen Unternehmen und Mitarbeitern dabei, die Probleme zu identifizieren und Lösungen abzuleiten. Im Gegensatz zum Unternehmensberater, der mit seinem Fachwissen eigene Lösungen für das Unternehmen entwickelt, hilft der Change Agent seinen Klienten, eigene Lösungen zu erarbeiten.

Coaching betrifft Sach- und Beziehungsthemen auf der persönlichen Ebene der Mitarbeiter im Change Prozess. Gerade im Einzelcoaching können mit den Mitarbeitern zentrale Themen behandelt werden, die zu einer Verbesserung der Zusammenarbeit oder des Führungsverhaltens führen, und damit der Lösung von Konflikten dienen. Aber auch im Teamcoaching können gemeinsame Lösungen für die Herausforderungen erarbeitet und die Teamentwicklung gestärkt werden. Ähnlich wie bei Change Agents ist es von Vorteil, wenn der Coach extern beauftragt wird. Dies reduziert Interessenskonflikte und Abhängigkeiten. Auch im Coaching steht die Problemlösungsfähigkeit des Klienten an erster Stelle. Zudem können die Mitarbeiter, neben Coaching, durch gezielte Trainings neue Methoden oder Kenntnisse erlernen. Im Gegensatz zum Change Agent und Coach vermittelt der Trainer Fachwissen und hilft beim Praxistransfer.

Case Study: E.ON - Change Management für die neue Energiewelt

Durch den Ausbau der erneuerbaren Energien, den zunehmenden Wettbewerb im Energiemarkt sowie den Atomausstieg steht E.ON vor großen Herausforderungen. E.ON befindet sich in einem laufendem Change Prozess mit einem langen Zeithorizont. Seit 2014 richtet E.ON seine Strategie auf die „neue Energiewelt mit selbstständigen und aktiven Kunden, erneuerbarer und dezentraler Energieerzeugung, Energieeffizienz, lokalen Energiesystemen und digitalen Lösungen“ aus. Zur Durchsetzung dieser Strategie hat E.ON seine Aktivitäten in 2 Gesellschaften aufgeteilt und erhebliche Summen in diese Bereich investiert. Maßgeblich für den Erfolg des Change Prozesses ist die Integration der Mitarbeiter, die das Vorhaben tragen und unterstützen müssen.

Change Management Modelle und Methoden

In Change Projekten kommen eine Vielzahl von Modellen und Methoden zum Einsatz. Exemplarisch werden zwei Modelle zur Analyse der Phasen von Change Projekten, der Aktionsplan und das Konzept der lernenden Organisation sowie des dualen Betriebssystems vorgestellt.

3 Phasenmodell nach Lewin und 8 Stufenmodell nach Kotter: Verständnis über die Change Phasen verbessern

Das 3-Phasen Modell ist eines der ersten Management Modelle des Change Managements und wurde von K. Lewin entwickelt. Das Modell beschreibt 3 Phasen bei Veränderungen in gesellschaftlichen Gruppen.

  1. Unfreezing (Auftauen): Die erste Phase umfasst die Vorbereitung der Organisation auf die Veränderung. Bestandsanalysen werden durchgeführt, um die Notwendigkeit der Veränderung zu belegen. Die Ergebnisse werden kommuniziert, Ziele werden festgelegt. Die Betroffenen werden eingebunden und wirken an der Veränderung mit. Das bestehende Gleichgewicht wird „aufgetaut“, und ein Veränderungsbewusstsein wird initiiert.
  2. Change (Verändern): Der Change Prozess ist in vollem Gange. Lösungen werden mit den Mitarbeitern entwickelt und getestet. Das bestehende Gleichgewicht wird aufgegeben, um ein neues Gleichgewicht herzustellen.
  3. Refreezing (Einfrieren): Die neuen Lösungen werden implementiert und „eingefroren“. Das neue Gleichgewicht wird gefestigt, und der Veränderungsprozess wird abgeschlossen. Nach dem Wandel ist eine Ruhephase notwendig, um die Veränderungen fest zu verankern.

J.P. Kotter hat Lewins Modell weiterentwickelt. Er definiert 8 Schritte, die eine Organisation durchlaufen muss, um ein Change Vorhaben erfolgreich zu implementieren. Besonders die ersten Schritte sind in der Praxis herausfordernd, viele Change Vorhaben scheitern bereits hier.

  1. Dringlichkeit an die Stakeholder vermitteln
  2. Führungskoalitionen aufbauen
  3. Vision und Strategie entwickeln
  4. Veränderungsvision kommunizieren
  5. Breite Unterstützung auf allen Ebenen erlangen
  6. Kurzfristige Erfolge sichtbar machen
  7. Erfolge festigen und Veränderung weiter antreiben
  8. Veränderungen in der Unternehmenskultur verankern

Die ersten vier Schritte fallen in Lewins „Unfreezing-Phase“, die Schritte 5 bis 7 in die „Change-Phase“ und der Schritt 8 in die „Refreeze-Phase“.

Die Modelle von Lewin und Kotter sind universell anwendbar und bieten einen guten Überblick, welche Phasen und Schritte in Change-Projekten zu durchlaufen sind. In der Realität sind Change Projekte nicht linear und erfordern Iterationsschleifen. Jedes Change Projekt erfordert eine individuelle Strategie, die in den Modellen nicht berücksichtigt wird.

Change Management Beratung

Aktionsplan

Das Change Management Handbuch für die Stakeholder

Ein umfassender Aktionsplan unterstützt die Transparenz und das Verständnis der Stakeholder für das Change Projekt. Innerhalb des Aktionsplans können die wesentlichen Aspekte des Veränderungsmanagements dokumentiert werden. Wichtige Aspekte sind:

  • Phasen festlegen: Einteilung des Vorhabens in Phasen und deren geplante Länge mit Pufferzeiten. Welche Ziele liegen den Phasen zugrunde, und wann beginnt eine neue Phase? Die Phasenplanung kann z.B. in Anlehnung an Lewin und Kotter erfolgen.
  • Gestaltung kommunizieren: Was sind die Auswirkungen auf die Unternehmensstrukturen (Hierarchien, Prozesse, Aufgaben, Regeln)? Werden die Unternehmenskultur und die Ressourcen als Katalysator für das Vorhaben genutzt? Welche Gestaltungsspielräume haben die Stakeholder?
  • Projektmanagement entwickeln: Aufteilung des Veränderungsprojektes in Teilprojekte entsprechend der vorher festgelegten Phasen. Das Projektmanagement sollte durch Flexibilität und Spielraum ausgezeichnet sein und eine detaillierte Auflistung der Maßnahmen und Auswirkungen für Mitarbeiter und Teams umfassen.
  • Kommunikation planen: Wie sollen die Stakeholder über das Change Vorhaben informiert werden? Wichtige Elemente des Kommunikationsmanagements sind die Festlegung der Kommunikationsziele, der Adressaten und der Kommunikationskanäle.
  • Akteure festlegen: Die Stakeholder werden identifiziert und Rollen werden festgelegt. Diese umfassen exemplarisch Initiatoren, Entscheidungsträger, Unterstützer und Widersacher.

Case Study: 3M - Lernende Organisation

Beim Technologiekonzern 3M steht die lernende Organisation im Vordergrund. Ein wichtiges Unternehmensziele ist, dass die Mitarbeiter jeden Tag neues Wissen erlernen und dieses austauschen. Die Manager haben die Aufgabe, ein optimales Lernumfeld zu schaffen und die Mitarbeiter zu unterstützen. Ein erfolgreicher Wissensaustausch zwischen den Geschäftsbereichen wird gefördert. Den Mitarbeitern steht ein breites Spektrum an Weiterbildungsmöglichkeiten zur Verfügung: on-the-job Training, Online-Kurse, Schulungen. Jeder Mitarbeiter ist verantwortlich für die Auswahl seines Lernplans und erhält Unterstützung durch die OE/PE-Abteilungen.

Lernende Organisation und duales Betriebssystem mit agilen Netzwerken

Bestimmte Organisationskulturen und –strukturen können die Erfolgsaussichten von Change Projekten erhöhen. Unter dem Konzept der lernenden Organisation versteht man ein anpassungsfähiges Unternehmen, die sich ständig unter Berücksichtigung externer und interner Dynamiken weiterbildet. Der Lernprozess ist evolutionär und dauerhaft. Wissenserwerb und Austausch der Mitarbeiter und Teams stehen im Mittelpunkt der Organisationsstrategie. Diese werden dabei gefördert, individuelle und innovative Lösungen für Probleme zu erarbeiten. Oft pflegen lernende Organisationen einen partizipativen Führungsstil, fördern ein offenes Ideenmanagement und stellen Kunden und Mitarbeiter ins Zentrum des Handelns. P. Senge hat den Begriff der lernenden Organisation geprägt und 5 Disziplinen definiert, um lernende Organisationen zu entwickeln:

  • Personal-Mastery: Selbstschulung & Persönlichkeitsentfaltung der Mitarbeiter fördern
  • Mental-Models: Sichtbarmachen der subjektiven Wahrnehmungen der Mitarbeiter und Teams
  • Share-Visioning: Erstellung und Gestaltung einer gemeinsamen Vision
  • Team-Learning: Förderung der Teamarbeit forcieren
  • Systems-Thinking: Systemisches, ganzheitliches Denken und Handeln verankern

In lernenden Organisationen sind die Mitarbeiter an ständigen Wandel gewöhnt, arbeiten selbstinitiativ und handeln umfassend. Diese Voraussetzungen erhöhen die Erfolgschancen von Veränderungsprojekten.

J.P. Kotter erweitert erweitert sein 8-Phasen Modell um das Konzept des „dualen Betriebssystems“. Dabei ergeben sich überschneidende Aspekte mit der lernenden Organisation. Durch die ständigen Veränderungen, denen Organisationen ausgesetzt sind, empfiehlt er, ein zweites Betriebssystem zu etablieren. Dieses Betriebssystem operiert parallel zur herkömmlichen Steuerung (Hierarchien, Strukturen, Entscheidungswege) und dient dazu, Veränderungen und Innovationen zu ermöglichen. Diese Aufgabe soll durch spezielle Netzwerk-Teams übernommen werden. Sie bestehen aus Mitarbeitern aus verschiedenen Bereichen inklusive des Managements und etablieren agile Netzwerke innerhalb der Organisation. Durch den Aufbau dieser Netzwerke sollen die Kooperation in der Organisation verbessert, Chancen und Risiken früh erkannt, Ideen entwickelt und Veränderungen umgesetzt werden.

Fazit

Eine nachhaltige Kulturveränderung braucht Zeit.  Die zentrale Herausforderung für erfolgreiches Change Management ist die erfolgreiche Einbindung der Mitarbeiter und das richtige Veränderungstempo Führungskräfte haben die Verantwortung für den Veränderungsprozess. Widerstände müssen genauer untersucht und verstanden werden. Transparente Kommunikation gegenüber den Mitarbeitern ist ein zentraler Erfolgsfaktor.

In Organisationen mit offener Unternehmenskultur, Mitarbeiterorientierung und Kundenfokus, die sich ständig wandeln, sind die Erfolgsaussichten für Change Projekte größer. In Change Projekten und  laufenden Betriebstätigkeiten sollten Mitarbeiter aktiv an der Ideenentwicklung und Umsetzung mitwirken. Eine solche Entwicklung kann durch flankierende Maßnahmen der Personalentwicklung wie Coaching oder Training erfolgreich unterstützt werden.

Mithilfe einer Change Management Beratung bzw. Organisationsberatung können die Ziele des Change Vorhabens besser erreicht werden. Gute Change-Agents kennen die Herausforderungen und Erfolgsfaktoren von Change Prozessen und können die Führungskräfte und Mitarbeiter bei der Entwicklung der passenden Maßnahmen erfolgreich unterstützen. Eine Investition in einer erfahrene Change Management Beratung bzw. Organisationsberatung lohnt sich, da ein erfolgreiches Change Projekt positive Auswirkungen auf die Organisationsentwicklung hat.